Töötajate küsitluse privaatsusteade

See teade selgitab, kuidas sinu isikuandmeid töödeldakse, kui osaled nimetatud organisatsiooni töötajate heaolu ja töökeskkonna küsitluses. See täiendab lühiteavet, mida näidatakse enne küsimustiku täitmist. Küsitlus viiakse läbi platvormil app.motify.lv.

1. Kes vastutab andmete töötlemise eest?

Konkreetse küsitluse isikuandmete vastutav töötleja on organisatsioon, kelle ülesandel küsitlus läbi viiakse. Vastutava töötleja nimi, kontaktandmed ja andmekaitsespetsialisti kontaktandmed (kui kohaldatav) on esitatud lühikeses privaatsusteates, mis antakse enne küsitluse alustamist.

Seda täielikku privaatsusteadet tuleb lugeda koos konkreetse küsitluse lühikese privaatsusteatega. Koos annavad mõlemad dokumendid teavet isikuandmete töötlemise kohta selles küsitluses.

Volitatud töötleja on SIA „Motify“, registrikood 40103454804, Jūras iela 44A, Engure, Tukuma novads, LV-3113, Läti; e-post motify@motify.lv. Motify korraldab andmete kogumist ja analüüsi vastutava töötleja ülesandel. Kui pöördud Motify poole seoses oma andmekaitseõigustega, aitame edastada taotluse vastutavale töötlejale.

2. Miks me küsitlust korraldame ja mis on õiguslik alus?

Töökeskkonna riskide hindamine. Küsitluse eesmärk on hinnata töökeskkonda, sealhulgas psühhosotsiaalseid riske, töö nõudmisi, ressursse, töötajate enesetunnet ja heaolu, et vastutav töötleja saaks kindlaks määrata vajalikud töökeskkonna parandamise ja ennetusmeetmed. Töötlemise alus on GDPR-i artikli 6 lõike 1 punkt c — vastutavale töötlejale kohalduva juriidilise kohustuse täitmine. Kui küsitluses kogutakse isikuga seostatavaid terviseandmeid, kohaldub ka GDPR-i artikli 9 lõike 2 punkt b, järgides tööõiguse ning töötervishoiu ja tööohutuse nõudeid.

Lätis tuleneb see kohustus töökaitseseadusest ja ministrite kabineti määrusest nr 660 töökeskkonna sisemise järelevalve kohta.

Kutsed, juurdepääsu tagamine ja meeldetuletused. Kasutame tööandjalt saadud kontaktandmeid ja individuaalset küsitluskoodi töötajate kutsumiseks, küsimustikule juurdepääsu tagamiseks, juhusliku korduva täitmise vältimiseks ning vajaduse korral kavandatud meeldetuletuste saatmiseks. See töötlemine on seotud eespool nimetatud küsitluse eesmärgi täitmisega.

Individuaalne aruanne, kui seda võimalust pakume. Kui valid vabatahtlikult oma heaoluaruande saamise, küsime selle eraldi eesmärgi jaoks sinu selgesõnalist nõusolekut (GDPR-i artikli 6 lõike 1 punkt a; kui aruanne sisaldab terviseandmeid, ka artikli 9 lõike 2 punkt a). Aruandest loobumine ei mõjuta võimalust küsitluses osaleda. Nõusoleku saab tagasi võtta, kirjutades aadressile motify@motify.lv. Tagasivõtmine ei puuduta andmeid, mida on töökeskkonna riskide hindamiseks juba õiguspäraselt töödeldud.

3. Milliseid andmeid töötleme ja kust neid saame?

Tööandjalt: vajalikku kutse- ja tuvastusteavet, näiteks nime, e-posti aadressi, struktuuriüksust, ametikohta või ametikohtade rühma, tööstaaži ja individuaalset küsitluskoodi, ulatuses, mis on selles projektis ette nähtud.

Sinult: vastuseid töökogemuse, koormuse, suhete, töökeskkonna, motivatsiooni ja heaolu kohta; mõnes küsimuses ka füüsilise või vaimse enesetunde kohta, mis võivad olla terviseandmed.

Küsitlussüsteemist: tehnilisi juurdepääsu-, turva- ja vealoge, näiteks seansi identifikaatoreid ning seadme või võrgu tehnilisi andmeid, ulatuses, mis on vajalik platvormi toimimiseks.

Kui valid individuaalse aruande: sinu valikut aruanne saada, nõusoleku kinnitust, arvutatud individuaalseid näitajaid ja aruande saatmiseks vajalikku teavet.

4. Mida tähendab pseudonüümitud küsitlus?

Sinu vastustele määratakse individuaalne kood. Kontaktandmeid ja identiteedi seostamise teavet säilitame küsitluse vastustest eraldi. Piiratud arvul volitatud Motify töötajatel võib olla tehniliselt võimalik taastada seos koodi ja isiku vahel. Seetõttu ei ole see küsitlus täielikult anonüümne.

Tööandjale esitatakse organisatsiooni ja selle töötajarühmade koondtulemused, mitte individuaalsed vastused ega koodide ja isikute identiteetide seostamise tabel. Küsitluse tulemused esitame koondatud kujul, järgides rühma minimaalset suurust — vähemalt 5 vastajat. Alla 5 vastajaga rühmade tulemusi eraldi ei esitata, et vähendada individuaalsete vastuste tuvastamise riski. Vabatekstilisi kommentaare töötleme nii, et vähendada võimalikult palju töötajate ja teiste isikute äratuntavust. Eriti väikestes rühmades või konkreetsete kommentaaride põhjal ei ole äratundmise riski siiski võimalik täielikult välistada.

Kui küsitlust korratakse, võrdleme selle tulemusi varasemate mõõtmistega organisatsiooni ja struktuuriüksuste tasandil, kasutades koondandmeid. Üksikute vastajate vastuseid seostame küsitlusvoorude vahel ainult siis, kui see on vajalik individuaalsete aruannete koostamiseks või muutuste statistiliselt põhjendatud hindamiseks, sealhulgas usaldusvahemike ja standardvigade arvutamiseks korduvate individuaalsete mõõtmiste abil. Selliseks seostamiseks kasutame pseudonüümitud identifikaatoreid. Individuaalseid tulemusi tööandjale ei edastata.

5. Kellel võib olla andmetele juurdepääs?

Individuaalsetele küsitlusvastustele ja identiteediga seostatavatele andmetele pääsevad ligi ainult volitatud isikud, kellel on seda vaja oma ülesannete täitmiseks. Motify võib volitatud töötlejana kasutada tehnilise taristu ja suhtluse tagamiseks alamtöötlejaid:

• Vercel — küsitlusplatvormi toimimine ja vajaduse korral kavandatud aruandefailide säilitamine (EL-i taristu).
• MongoDB Atlas — küsitluse andmebaasi säilitamine (EL-i piirkond).
• Twilio SendGrid — küsitluskutsete ja individuaalsete aruannete saatmine e-posti teel.
• BudgetSMS — küsitluskutsete saatmine määratud telefoninumbritele ja individuaalsete aruannete linkide saatmine.
• Documint — individuaalse PDF-aruande genereerimine selleks vajalike tulemuste andmete abil (USA).

Individuaalseid vastuseid ei edastata teistele töötajatele või juhtidele üksnes seetõttu, et nad töötavad samas organisatsioonis. Seaduses sätestatud juhtudel võib andmete edastamine pädevatele asutustele olla kohustuslik.

6. Kas andmeid edastatakse väljapoole Euroopa Majanduspiirkonda?

Küsitluse põhiandmeid säilitatakse EL-i piirkondades. Teatud tehnoloogiate või toe pakkumisse võivad olla kaasatud teenusepakkujad väljaspool Euroopa Majanduspiirkonda (EMP), sealhulgas USA-s, eriti kui projektis genereeritakse individuaalseid PDF-aruandeid. Andmeid edastatakse väljapoole EMP-d ainult GDPR-i V peatükis ette nähtud õigusliku mehhanismi alusel.

7. Kui kaua me andmeid säilitame?

Säilitame isikuandmeid ainult nii kaua, kui on vajalik küsitluse eesmärgi saavutamiseks. Tavapärane tähtaeg on kuni kaks aastat pärast küsitluse lõppu, välja arvatud juhul, kui lepingus vastutava töötlejaga on ette nähtud lühem tähtaeg või esineb muu asjakohane õiguslik alus. Konkreetse küsitluse isikuandmete säilitustähtaeg ja selle arvestamise algus on märgitud lühikeses privaatsusteates, mis on kättesaadav enne küsitluse alustamist. Määratud tähtaja möödumisel kustutame isikuandmed või anonüümime need pöördumatult, välja arvatud juhul, kui nende edasiseks säilitamiseks on muu õiguslik alus.

Pöördumatult anonüümitud organisatsiooni tasandi kokkuvõtteid võib säilitada kauem statistika ja võrdleva analüüsi jaoks, kui vastutav töötleja on nende kasutamise lubanud ja teave ei võimalda enam konkreetseid inimesi tuvastada.

8. Kas osalemine on kohustuslik?

Küsitluses osalemine ja vastuste andmine on vabatahtlik. Soov küsimustikku mitte täita ei tohi tuua töötajale ebasoodsaid tagajärgi. Vastutaval töötlejal võib siiski olla juriidiline kohustus hinnata töökeskkonna riske. See kohustus on isikuandmete töötlemise õiguslik alus, mitte sinu kohustus anda konkreetseid vastuseid.

9. Sinu õigused ja kontaktandmed

Kui GDPR on kohaldatav ja sinu andmeid on võimalik tuvastada, on sul õigus saada teavet nende töötlemise kohta ning taotleda andmetele juurdepääsu, ebatäpsuste parandamist, kustutamist või töötlemise piiramist õigusaktides ette nähtud juhtudel. Sõltuvalt töötlemise alusest võivad kohalduda ka õigus esitada töötlemisele vastuväiteid ja õigus andmete ülekandmisele.

Kui individuaalne aruanne koostatakse nõusoleku alusel, saad selle nõusoleku igal ajal tagasi võtta; see ei mõjuta varem õiguspäraselt toimunud töötlemise õiguspärasust. Juriidilisel kohustusel põhinevat töökeskkonna riskide hindamist ei saa aga peatada lihtsalt nõusoleku tagasivõtmisega, sest nõusolek ei ole selle töötlemise alus.

Saada taotlused vastutavale töötlejale: motify@motify.lv. Vastame põhjendamatu viivituseta, tavaliselt ühe kuu jooksul. Kui leiad, et sinu õigusi on rikutud, võid pöörduda Läti Riikliku Andmeinspektsiooni (www.dvi.gov.lv) või asjaomase riigi andmekaitse järelevalveasutuse poole.

10. Automaatsed arvutused ja teate muudatused

Küsitlussüsteem võib automaatselt arvutada rühmade näitajaid ja sinu valikul individuaalse heaoluaruande. Küsitlus ei ole mõeldud üksikuid töötajaid puudutavate automatiseeritud personaliotsuste tegemiseks, mis tooksid kaasa õiguslikke või samaväärselt olulisi tagajärgi.

Kui küsitluse eesmärk, andmete ulatus, säilitamine või saajad muutuvad, ajakohastame seda teadet ja teavitame sind vastavalt kohaldatavatele nõuetele.